Digitalisierung KMU-Unternehmen und Handwerk

Die Digitalisierung gewinnt immer größere Bedeutung in der Diskussion um zukünftige Unternehmenserfolge. Dies gilt auch für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) sowie für Handwerksbetriebe. Was versteht man unter dem Schlagwort "Digitalisierung" und wie geht man dabei vor.

Viele Unternehmen, insbesondere kleine Handwerksbetriebe, verfügen über eine sehr gute Organisation in Papierform. Rechnungen werden noch auf Papier gedruckt und per Post versandt, die Auftragsabarbeitung wird in Papierform festgehalten usw..

Das ist die bisherige Form der Datenverarbeitung. Diese Art der Arbeitstechnik mag für viele als ausreichend erscheinen, jedoch müssen die Betriebe dazu übergehen, diese analoge Arbeitsweise zu digitalisieren. Die Kunden und die Konkurrenzbetriebe sowie Zulieferunternehmen arbeiten zunehmend in digitaler Form. Um weiterhin erfolgreich zu bestehen, bedarf es einer Anpassung der Betriebsabläufe an die reale Welt.

Damit dieser Prozess gelingt, bedarf es einer systematischen Vorgehensweise. Nicht immer ist die Einschaltung von externen IT-Unternehmen notwendig.

Um mit der Umsetzung der Digitalisierung zu beginnen, ist es sehr wichtig, den gesamten Betrieb zu analysieren und in organisatorische Segmente aufzuteilen. In diesen Einzelsegmenten werden die Arbeitsabläufe systematisch aufgelistet.

Ziel:

Erkenntnis darüber zu erhalten, welche Arbeitsabläufe im Betrieb tagtäglich anfallen.

Erarbeitung von neuen digitalen Lösungen

Für jeden Arbeitsablauf sollte eine Lösung in elektronischer Form gesucht werden.

Beispiel:

Bisher wurden die Rechnungen mit der Schreibmaschine oder dem PC erstellt und den Kunden per Post zugestellt.

In der heutigen Zeit verfügen die meisten Menschen und Firmen über E-Mail-Accounts. Die zusendung des Papierausdrucks könnte per Mail-Zusendung erfolgen. Das spart Papier, Porto und Zeit.

In diesem einfachen Beispiel sieht man wie Digitalisierung stattfindet.

Segment "Verwaltung"

Hier fallen folgende Arbeiten an:

• Kundenverwaltung
• Auftragsverwaltung
• Kalkulation
• Betriebsorganisation
• Rechnungen und Mahnungen
• Dokumentation Auftragsbearbeitung (alternativ in einer separaten Stelle)
• Marketing und Werbung

Diese Aufzählung ist nicht abschließend, sie soll lediglich einzelne Tätigkeitsbereiche darstellen.

Im ersten Schritt sollte für jede Tätigkeit überprüft werden, in welcher Form die Tätigkeit mittels des Computers und eines speziellen Programms vorgenommen werden kann. Es gibt verschiedene Office-Programme, die solche Programme beinhalten.

In dem zweiten Schritt sollte dann eine Vernetzung dieser einzelnen Programme stattfinden. Vernetzung bedeutet, dass die Sachbearbeiter Zugriff auf alle benötigten Daten haben. Dies kann entweder durch den Zugriff auf die Einzelprogramme erfolgen oder in der Bündelung in einem Gesamtprogramm. Da dies mit hohem Aufwand, insbesondere für die Programmierung, verbunden ist, sollte die Anschaffung von speziellen Softwarelösungen (Programme) überprüft werden. Diese sind zwar teurer in der Anschaffung, bieten durch die Gesamtdarstellung viele Vorteile.

Wie immer müssen die Kosten berücksichtigt werden. Externe Lösungen sind mit hohen Kosten verbunden, daher sollte immer geprüft werden, was man erreichen will und welche Kosten dabei anfallen.

Segment Produktion oder Leistungserbringung

Hier erfolgt die Herstellung von Gütern oder die Erbringung von Dienstleistungen.

Bsp.:

In Autowerkstätten erfolgt die Reparatur von defekten Autos, bei Sanitärbetrieben erfolgen die Installationsarbeiten bei den Kunden.

Diese Arbeiten erfolgen auch weiterhin so wie bisher, allerdings mit dem Unterschied, dass die Tätigkeitsberichte nicht mehr in Papierform sondern in digitaler Form erfolgen.

Spezielle Programme bieten die Möglichkeit, die einzelnen Arbeitsschritte, die benötigten Materialien sowie die benötigte Zeit direkt einzugeben. Erfolgt die Leistungserbringung innerhalb des Betriebes, kann dies am PC erfolgen. Wird die Leistung von einem Monteur vor Ort erbracht, kan dies per Smartphone erfolgen.

Lagerverwaltung

Vielfach erfolgt diese auch noch in Papierform. Moderne Lagerverwaltungsprogramme zeigen an welche Güter im Lager sind und in welcher Menge sie vorhanden sind. Diese Programme geben auch Hinweise wann eine neue Bestellung notwendig ist.

Auch hier wird deutlich, dass es viele Bereiche in der Produktion gibt, die mittels moderner Programme vereinfacht werden können.

Werden diese Programme vernetzt mit der Verwaltung (Kalkulation oder Rechnungserstellung, findet ein einheitlicher digitaler Prozess statt.

Digitalisierung ist kein einmaliger Vorgang, es ist ein fließender Vorgang. Es kommen immer neue Aufgaben, die eine digitale Anpassung erforderlich machen.

Für kleinere und mittlere Unternehmen bzw. Handwerksbetriebe sollte der Vorgang zeitlich so bemessen sein, dass der eigentliche Betriebszweck nicht darunter leidet. Auch wenn der Digitalisierungsprozess langsamer verläuft, wichtig ist nur, dass er stattfindet.

Große Umstellungen von externen Anbietern führen oftmals in der Anfangsphase dazu, dass es Probleme bei der Anwendung gibt.  Es werden zwar Schulungen angeboten, jedoch fehlen oftmals Mitarbeiter, die hierfür die Zeit und die Kompetenz haben. Daher kann es sinnvoller sein, langsamer vorzugehen.

Die Geschwindigkeit und den Umfang der Digitalisierung muss jedes Unternehmen für sich bestimmen. Es empfiehlt sich aber die Einbeziehung der Mitarbeiter anzustreben. So kann es passieren, dass motivierte Mitarbeiter bereit sind sich aktiv in diesen Prozess einzubringen, besonders jüngere Mitarbeiter sind im Umgang mit elektronischen Medien sehr geübt.

Die Digitalisierung ist für die KMU-Unternehmen sowie für handwerksbetriebe zukünftig unerlässlich. Oftmals kann sie in Eigenregie durchgeführt werden, externe Beratungsunternehmen sind dann nicht erforderlich.

Der Transformationsprozess zur Digitalisierung sollte in einem Tempo stattfinden, der zu dem jeweiligen Unternehmen passt. Diegitalisierung bedeutet auch das ständige Weiterentwickeln bestehender Strukturen.

Wichtig ist, dass die Unternehmen bzw. Unternehmer keine Scheu vor diesem "Mobnsterbegriff" haben.

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